ScanPodは郵便物等の紙資料をデジタル管理する
「唯一」のAI自動処理アプリ

01 郵便物が届いたら
複合機でスキャンする

郵便物が届いたら、
複合機に通すだけなので、誰でも簡単に郵便物をデジタル化できます。

02 AIが郵便物を
自動解析しデータ化

従来は難しいとされていた
郵便物の仕分けからファイリングまでAIが自動で解析し実行します。

03 郵便物は担当者に メールで通知

届いた郵便物はいつでも、どこからでも、メールで届き、確認することができます。

04 届いた郵便物を
すぐに全員が共有できる

届いた郵便物は誰でも確認できます。
離れた拠点間でも、
すぐに同じ情報を共有できます。

郵便物のデジタル化で
様々なメリットが生まれ、
理想の職場環境を実現できます

待遇改善

浮いた経費で待遇の改善も。社員の家族も喜びます。

人手不足解消

郵便物の受け渡しがなくなって、コアワークに専念できるように。

人材リソースの有効活用

支店間を超えて作業をできるようになり、新しい働き方に。

紛失防止

紛失がなくなって、安心して仕事ができようになった。

リモートワーク移行

いつでも、どこからでも見れるので、リモートワークが可能に。

総務の負担軽減

郵便物の受け渡しがなくなり、総務は郵便物をスキャンするだけに。

仕事が見える化

部下の仕事が見える化されて、信頼できるようになります。

休みの日でも簡単対応

休みの日に郵便物のために、会社に出社する必要はありません。

いつでも情報共有

最短1分で共有でき、部門間の情報格差もなくなります。

ペーパーレス化

気が付いたら、すべてがペーパーレスになっています。

待遇改善

浮いた経費で待遇の改善も。社員の家族も喜びます。

人手不足解消

郵便物の受け渡しがなくなって、コアワークに専念できるように。

人材リソースの有効活用

支店間を超えて作業をできるようになり、新しい働き方に。

紛失防止

紛失がなくなって、安心して仕事ができようになった。

リモートワーク移行

いつでも、どこからでも見れるので、リモートワークが可能に。

総務の負担軽減

郵便物の受け渡しがなくなり、総務は郵便物をスキャンするだけに。

仕事が見える化

部下の仕事が見える化されて、信頼できるようになります。

休みの日でも簡単対応

休みの日に郵便物のために、会社に出社する必要はありません。

いつでも情報共有

最短1分で共有でき、部門間の情報格差もなくなります。

ペーパーレス化

気が付いたら、すべてがペーパーレスになっています。

ScanPodの特徴的な機能

タグ付け機能

紙の資料を解析し、文書の属性をタグ付け

郵便物の種類や送信か受信か、プロジェクト名などを判別し、自動でタグ付けします。
ファイルを開かなくても、どのような郵便物かがわかります。

自動ネーミング

資料の内容に基づいた適切な文書名を提案

AIが文書の内容を読み取って、適切な文書名を提案します。今まで人力でやっていた工程を自動化できます。

自動通知

自動で担当者を推測し通知

文書の内容から担当者やチームを推測し通知します。PDF化された資料が迅速に共有され、リアルタイムの情報共有を実現。

ファイリング

設定したルールでファイルを整理・保存

キーワード等から整理・分類し自動で保存します。規則性のあるファイリングによって、資料の発見が容易になります。

台帳自動生成

台帳を自動で作成しリアルタイムで管理

郵便物を解析する過程で取得した情報を台帳に保存します。書類の処理状況もリアルタイムで把握でき、郵便物をリストで管理できます。

郵便物受取サービスとの比較

郵便物が多い企業の新しい選択肢
ScanPod
郵便物受取サービス
自社での郵便物受取
自社内で完結
×
外注業者での受け取り
機密文書対応 すべて対応可能
  • 法律上の守秘義務
  • 取引先との秘密保持条項
  • 従業員個人情報や顧客情報
×
外注先に開封させられない文書がある場合は結局自社で処理する必要がある
コスト 100円/1通
リリース
キャンペーン中
75円/1通
200円前後/1通
担当者へのPDFお届け AIが自動で処理するから
最速1分
〜数分以内にお届け
数分~数時間程度
人力処理のためリードタイムが発生
導入
宛先変更不要今までと同じフローですぐに導入
外部で受取るために取引先に宛先変更を連絡し、社内に紙資料が残らなくなるので社内フロー変更も必要
現物の確認
自社内に現物が残るからいつでもすぐに確認が可能
取り寄せに1日以上
(500円前後/通)

導入事例

弁護士法人法律事務所DUON

我々は、一般民事から企業法務まで様々な分野を取り扱う法律事務所です。1都2県に支店が複数あり、関東圏で幅広い指示を得ています。お客様に「寄り添う」をモットーとし、その点が急成長に繋がっているんだと思います。LIGITALさんの関連組織になり、その関係でScanPodを利用することになりました。
人件費削減(年間)
-300万円
弊所では、1日20通くらいの郵便物が届いていたので、全体で1日あたり240分=4時間の業務削減になりました。
年間では、1008時間ですので、弊所の正社員の平均年収(600万)で換算すると、300万円以上の人的コストを削減できたことになります。
郵便物に関わる業務時間
78削減
1回あたり23分間かかっていた郵便物処理業務が、5分で完結するようになり、郵便物に関わる業務時間が78%削減。
年間経費削減効果
-1146万円
人的コスト以外のコスト削減 年間96万円
人的コスト以外のコスト削減 
 (a)郵便物の受取フロー 年間1008時間 300万円
 (b)郵便物の送信フロー 年間1512時間 450万円
 (c)その他のフロー  年間1008時間 300万円
年間で合計1146万円の経費削減を達成。

LIGITALについて

LIGITALは、「Link Something and Digital」(『何か』とデジタルを繋げる)をテーマに創設された企業です。
IT化とは、すなわち「現実にある『何か』の情報をデジタル化すること」という考えのもと、社会的課題を克服することを使命としています。

また、スタートアップならではの画期的な「平行」開発体制を構築しており、
企画、要件定義、コーディング、デザインをほぼ同時進行するスタイルで大幅に開発コストを削減し、革新的なアプリを世に送り出します。

一方で、代表取締役(創業者)は、現役の弁護士(弁護士法人の代表弁護士)であり、
アプリを利用しているだけで、日本企業に求められるコンプライアンスやガバナンスを高水準で実現できるように、
システムが設計されているという特徴があります。企業にとって安心して利用できる環境が整っています。

弁護士とScanPod

例えば、裁判書類等はいまだに紙資料でやり取りすることが多く、
扱う内容が極めてセンシティブであるためセキュリティや情報保護を徹底する必要があります。

しかし、セキュリティや情報保護を徹底すると、コストがかかる上に現場の負担が重くなってしまい、
短時間労働や賃上げを実現することが難しくなるという現象が起こります。

私はこの問題を解決するために、今から約10年前、
弁護士と経営者の両方の立場から数行のコードからなる小さなプログラムを書きました。

それが、ScanPodの始まりです。
現代企業に求められる法的社会的責任は目まぐるしく変化し続けています。
ScanPodは、今も進化を続けています。

片島 均

株式会社LIGITAL 代表取締役
弁護士

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