メール室（メールルーム／郵便管理室）業務を効率化する方法
中小企業にとって、毎日届く郵便物の取り扱いは無視できないコストがかかっています。具体的には仕分けや配布、外部への発送などの業務があります。
そのような業務を担うのが、メール室です。メール室はメールルームや郵便管理室と呼ばれることもあります。メール室の導入は、業務効率化と情報管理の強化に欠かせません。しかし、専任スタッフを置くことが難しく、総務部などが兼任していることが多いのではないでしょうか。
本記事では、中小企業がメール室を導入する際の課題と、その解決策としての郵便物管理業務のデジタル化について解説します。
メール室（メールルーム／郵便管理室）とは
メール室（メールルーム／郵便管理室）は、企業に届く郵便物を一手に引き受け、社内で適切に仕分けや配布を行う専門部署です。大企業やグループ会社を抱える組織などの規模が大きくなるほど、膨大な量の郵便物が行き交うため、メール室を設置しています。
メール室を導入すれば、各部署や社員が個別に郵便物の管理に手を煩わせる必要がなくなるので、業務の効率アップとミスの防止が期待できます。加えて、大切な書類の紛失や情報漏洩のリスクも減らせるでしょう。
メール室（メールルーム／郵便管理室）の業務内容とは？
メール室の業務は主に次の5つです。
- 郵便物の受取
- 仕分け・管理
- 社内への配布
- 発送
- 関連業務
郵便物の受取
社外から届く宅配物や郵便物を、確実に受け取ること。メールの受け取りから様々な業務へ派生します。
仕分け・管理
受け取った荷物を、宛先や内容に応じて的確に仕分け、保管すること。
社内への配布
仕分けした荷物を、社内の従業員に迅速かつ確実に届けること。受取人が不在の場合は、責任を持って一時保管することも求められます。
発送
社内から発送する郵便物や荷物を、漏れなく処理すること。円滑な業務のためには、発送手続きの正確さが何より大切です。
関連業務
切手や社内便の取り次ぎなど、郵便物や荷物の管理に付随する業務も、メール室の重要な仕事です。
メール室（メールルーム／郵便管理室）導入・開設のメリット
メール室（メールルーム／郵便管理室）の導入・開設の3つのメリットを解説します。
社内で郵便物の紛失
メール室を設置することで、社内を行き交う郵便物を一元管理できるようになります。従来は、各部署や社員が個別に郵便物を受け取る過程で紛失のリスクが伴っていましたが、メール室に一任することでそのリスクを大幅に軽減できます。
社員が本業に集中できる
郵便物の仕分けや配布は、社員の本来の業務とは直接関係のない作業です。それをメール室に任せることで、社員は自身の本来の業務に専念できるようになります。そのため、ビジネスの価値を高めるための生産性の向上に繋がります。
セキュリティを高められる
メール室を設けることで、外部者の社内立ち入りの機会を減らすことができます。また、社員が自身宛の郵便物を受け取りに行く際も、他の人の郵便物に書かれている個人情報などを目にする機会を少なくすることができます。
メール室（メールルーム／郵便管理室）のデメリット
社員が本来時間をかけるべき業務へ時間を使うことができるようになるメール室ですが、デメリットもあります。ここではメール室のデメリットについて解説します。
忙しい時の差が激しい
メール室の業務量は、郵便物の到着量に大きく左右されます。郵便物の集荷時間や受取時間の前後は非常に忙しくなりますが、それ以外の時間帯は時間を持て余すことがあります。
テレワークに対応しにくい
メール室が扱うのは主に紙の郵便物であるため、テレワークなどの新しい働き方に対応しづらいというデメリットがあります。この問題に対応するには、ペーパーレス化やデジタル化を進め、出社しなくても郵便物の処理ができる環境を整備する必要があります。
郵便物が届くまでに時間がかかる
メール室を設置することで、会社に届いた郵便物が最終的な受取人の手元に届くまでに一定の時間を要します。急を要する郵便物の場合、この時間的なロスが問題となる可能性があります。
キャリアアップ・モチベーション維持が難しい
メール室の業務は、ルーチンワーク的な要素が強く、営業などの仕事のように目に見える成果が出にくいという特徴があります。また、会社の雑務を担当しているという意識から、モチベーションの低下につながる可能性もあります。
メール室（メールルーム／郵便管理室）のデジタル化・ペーパーレス化
メール室の業務はデジタル化・ペーパーレス化によって効率化できます。従来の紙ベースの郵便物管理では、仕分けや配布に多くの手間と時間がかかるだけでなく、紛失や誤配のリスクも避けられません。デジタル化・ペーパーレス化はこれらの問題を解決します。
当社のScanPodでは、郵便物を撮影しクラウド上で管理することで、受け取る人がどこにいても確認することができ、受け渡しの管理も容易にできます。さらに、郵便物追跡機能で郵便物と発送物の両方をクラウドでデジタル管理することができます。具体的には日本郵便のお問い合わせ番号を自動で読み取って追跡できます。
他にもリモートワークを実現する機能などさまざまな機能があります。ScanPodの機能についてはこちらをご覧ください。
メール室（メールルーム／郵便管理室）の業務を効率化する方法
メール室の業務効率化は、企業の生産性向上に直結します。ここでは、3つの方法を解説します。
アウトソーシング
メール室の業務を外部に委託することで効率化を目指します。専門の企業へに任せることで、安定した運用と高いセキュリティを確保できます。また、社内のリソースを他の業務に振り向けられるため、全体的な生産性の向上が期待できます。
システムの導入
手作業で行っていた管理簿の作成や集計業務を自動化することで、ミスの防止と時間短縮を実現できます。OCR機能を活用すれば、郵便物の写真から自動で管理簿を作成することも可能です。また、クラウド上で郵便物を一元管理できるサービスを導入すれば、オフィスにいなくても郵便物の確認や管理ができるようになります。
メール室（メールルーム／郵便管理室）は総務部との兼任で対応が可能か
メール室の業務を総務部で兼任することは、適切なデジタル化を進めることで十分に可能になります。例えば、システムを導入すればスマートフォンのカメラを使って、受け取った郵便物の情報を簡単に登録・管理できるようになります。
また、デジタル化されたシステムには自動通知機能を組み込むことができるため、受取人に郵便物の到着を知らせる手間も省けます。受取人は専用のアプリやウェブサイト上で郵便物の詳細を確認し、受け取り方法を選択するだけ。総務部の担当者が個別に連絡を取る必要はなくなります。
中小企業のメール室（メールルーム／郵便管理室）導入の切り札ScanPod
中小企業にとって、メール室（メールルーム／郵便管理室）の導入は、業務効率化と情報管理のセキュリティ強化に繋がります。メール室を導入すれば、社内で郵便物を紛失してしまうことを防げたり、自分以外の郵便物に書かれている個人情報等を目にしてしまう機会を減らせたりします。
しかし、専任のスタッフを置くことが難しく、導入に躊躇している方もいらっしゃるのではないでしょうか。適切なデジタル化を行うことで総務部との兼任でメール室は運用することができます。その上、総務部のリモートワークの実現も可能です。
中小企業のメール室導入に最適なのが、郵便物管理のデジタル化ソリューション「ScanPod」です。ScanPodは、受け取った郵便物をスキャンするだけで、自動的に仕分け・PDF化してクラウド上で一元管理できるシステムです。従来の手作業による郵便物管理から脱却し、大幅な業務効率化を実現できます。
ScanPodについて詳しく知りたい方はこちら
