クラウド郵便とは？テレワーク時代に生産性に差がつく郵便物への対処
総務部門ではデジタル化の波によって日々変化を遂げています。この進展は、業務プロセスやクライアントとのコミュニケーションに新たな課題と機会をもたらしています。特に、クラウド郵便の導入は、郵便物の管理とアクセス方法に革新をもたらし、総務部門にとって重要な生産性向上の機会となっています。
この記事では、以下のトピックについて詳しく解説していきます：
- クラウド郵便とは何か、そしてその仕組み
- オフィスのペーパーレス化の現状と必要性
- ペーパーレス化以外のクラウド郵便のメリット
- クラウド郵便を負担なく導入するための重要なポイント
この記事を通じて、総務部門の担当者やデジタル化に興味を持つ専門家は、クラウド郵便の効果的な利用法を理解し、実際の業務に適用するための具体的なヒントを得ることができます。
クラウド郵便とは
クラウド郵便は、郵便物の受け取りと管理をデジタル化して、メールを見ているかのように管理ができるサービスです。情報の取り扱いに慎重にならなくてはいけないビジネス環境において、セキュリティ性を維持したまま、業務の効率化と生産性の向上をすることができます。
クラウド郵便は、郵便物をスキャンして電子データに変換し、オンラインでアクセス可能にすることにより、どこからでも簡単に郵便物を確認できるようにします。例えば、重要な契約書類がオフィスに届き、事業者がスキャンをした後には、リモートで内容を確認し、迅速に対応することができます。
クラウド郵便の仕組み
クラウド郵便は具体的にどのような仕組みで業務効率化の役割をになっているのかを解説します。
仕組みとしては以下の流れになります。
- クラウド郵便サービスの事業者が郵便物を代わりに受け取る
- 郵便物をスキャンしアップロードする
- ユーザーに郵便物到着の通知がくる
- ユーザーは郵便物を確認し、開封・指定住所へ転送・廃棄などを選択する
クラウド郵便の他にも類似サービスとして、郵便物管理システム、郵便物スキャンというものもあります。
郵便物管理システム
郵便物管理システムは、会社に届く郵便物を代わりに受け取り、社内の適切な部署に振り分けを行って届けてくれるサービスです。サービスによってはクラウド郵便と同じように郵便物をスキャンして、オンライン上で確認できるようにアップロードしてくれます。
郵便物スキャン
郵便物スキャン機能により、物理的な書類は電子形式に変換され、安全かつ迅速にアクセス可能になります。外部サービスを活用していない企業では、郵便物のために出社してスキャナーでスキャンしないといけないところもあるようです。
外部サービスを活用することで、書類の検索と共有が容易になり、テレワーク環境での業務効率が大幅に向上します。
オフィスのペーパーレス化の現状と必要性
次にオフィスでペーパーレスを必要とする理由と現状について解説します。
オフィスのペーパーレス化の現状
ペーパーレス化は2004年のe-文書法をきっかけに、企業はペーパーレス化を推進しています。これまでに進んできている状況にはあるものの、従来書類を管理していた総務部門ではどの書類を電子化するかの検討が必要で、電子化を実施するまでに時間がかかっているようです。
また、企業の経営者層をターゲットにした2022年の調査によれば、2022年の1年間にペーパーレス化を推進したと回答した企業は50％以上ありました。ワークフローシステムを導入したことにより、稟議書や申請書の決裁・承認フローでペーパーレス化が進みました。
業務効率化におけるペーパーレス化の必要性
ペーパーレス化は、特に業務効率化において重要な役割を果たします。デジタル化により、書類の管理や共有が迅速になり、作業プロセスの合理化が促進されます。例えば、電子署名やオンライン文書共有を通じて、書類の処理がスピーディになり、作業時間の短縮が実現されます。
ペーパーレス化以外のクラウド郵便のメリット
クラウド郵便はペーパーレス化だけでなく、郵便物のデジタル管理やアクセスの容易さ、生産性と効率の向上、ブランディングの強化、セキュリティの強化、オフィス環境の改善など、多岐にわたるメリットを提供します。
郵便物のデジタル管理とアクセス
郵便物のデジタル管理とアクセスは、これからの企業にとって非常に重要です。郵便物をオンラインで管理することにより、どこからでも簡単にアクセスできるため、リモートワークが容易になります。
生産性と効率の向上
クラウド郵便は、オンラインで郵便物にアクセスでき、管理画面での操作のみで処理できるため、従業員は本来時間をかけるべき業務に集中でき、効率的にタスクを進めることができます。
ブランディングの強化
クラウド郵便の導入によってペーパーレス化が進めば、環境問題に配慮している企業というブランディングになります。紙を利用する事によって発生する自然破壊や二酸化炭素の排出などから遠い企業となります。
近年は環境に配慮した企業を求職者は選ぶ傾向にあるため、クラウド郵便導入によるペーパーレス化の実現はアピールポイントになります。
セキュリティの強化
クラウド郵便によるセキュリティの強化は、どのような企業にとって重要です。ペーパーレス化して、アクセス権限のレベルを管理すれば不正な持ち出しや改ざんなどのリスクヘッジになります。
また、紙で管理している場合は紛失のリスクもあります。しかし、デジタルデータで管理することにより、そのリスクも軽減できます。
オフィス環境の改善
クラウド郵便を導入して、書類が電子データで管理できるようになると、従来紙で管理していたスペースを別の用途で使用することができるようになります。そのため、リラックススペースや休憩スペースなどの活用ができます。
管理しやすく、広い場所で仕事ができることは従業員の働きやすさが向上し、生産性の向上に繋がります。
負担なく導入することが重要
クラウド郵便サービスの導入の際には、あらかじめ決めておきたいことがあります。例えば、原本の管理をどのようにするのか、閲覧制限は部署・役職ごとでよいのかなどがあります。これらのルールを決めた上で導入をするようにしましょう。
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